Vad är ett protokoll

Ordet "protokoll" dyker upp överallt. Du hör det när företag pratar om möten. Du stöter på det när du använder internet. Men vad betyder det egentligen?

Protokoll är inte något komplicerat. Det är helt enkelt regler som människor och datorer följer för att förstå varandra. Det finns två stora världar där protokoll spelar huvudrollen: teknik och möten. I den här artikeln går vi genom båda världar och visar varför protokoll är så praktiska.

Låt oss börja med något du gör varje dag. När du öppnar en hemsida på din telefon eller dator sker något bakom kulisserna. Din enhet och webservern "pratar" med varandra genom särskilda instruktioner. De följer regler så båda sidor förstår vad som behöver hända. Det är ett protokoll i aktion.

Protokoll är bara regler som alla måste följa

Tänk på trafikregler. Alla måste köra på höger sida av vägen. Alla måste stanna vid rött ljus. Om ingen följde dessa regler skulle de bli kaos på vägarna.

Protokoll fungerar på samma sätt. Ett protokoll är en uppsättning regler som två parter måste följa för att kommunicera. Utan dessa regler fattar ingen vad den andra säger.

Ta ett recept som exempel. En kakrecept är ett protokoll (eller nästan ett, iallafall). Det säger hur mycket socker du behöver, när du slår på blandaren och hur länge du bakar. Om någon gör stegen i fel ordning blir kakan inte bra. Datorer är ännu mer noggranna än vi är. De måste veta exakt vilken regel som gäller just nu.

Regler behövs också för att kunna sluta kommunicera på rätt sätt. Om något går fel kan båda parter säga "vi slutar här" och börja om. Utan ett protokoll vet ingen när det är dags att avsluta.

Så fungerar protokoll när datorer pratar med varandra

Datorkommunikation använder flera olika protokoll för olika jobb. Varje protokoll är gjord för något speciellt.

IP (Internetprotokollet) är grundplattan. Det säger hur paket med information ska skickas över internet. Tänk på IP som postadresser. Varje dator har en adress så paketen kommer rätt fram.

HTTP är protokollet för webbsidor. När du öppnar en hemsida skickar din dator en HTTP-fråga till servern. Servern svarar med hemsidans data. HTTP säger exakt vad du frågar efter och hur servern ska svara.

FTP är till för filöverföring. Om du behöver skicka stora filer mellan datorer använder du ofta FTP. Det protokollet är gjord för att hantera många filer på en gång.

Bluetooth är för trådlös kommunikation på kort håll. Din hörlur och telefon pratar genom Bluetooth. Det protokollet är optimerat för att spara batteri och hålla stabil anslutning.

Här är vad som händer när du öppnar en hemsida: Din dator börjar med att säga "hej, jag heter denna IP-adress". Sedan frågar den "kan du ge mig hemsidan hemsidens-adress.se?". Servern svarar med hemsidans kod. Din dator förvandlar koden till det du ser på skärmen. Allt detta följer HTTP-reglerna steg för steg.

Om något går fel avbryts processen automatiskt. Kanske servern svarar inte inom en viss tid. Då säger din dator "vi slutar" och försöker på nytt. Utan protokollregler skulle datorn inte veta vad den skulle göra.

Mötesprotokoll dokumentation som har juridisk betydelse

När en grupp människor träffas för att diskutera något är det ofta viktigt att komma ihåg vad som sagdes och vad gruppen beslutade. Då skriver man ett mötesprotokoll.

Ett mötesprotokoll är en officiell anteckning av mötet. Någon ofta kallad protokollförare, skriver ned vad som hände. Senare justeras protokollet av mötesordföranden och en justerare. Justeringen gör att protokollet blir giltigt och juridiskt bindande. Det betyder att det kan användas som bevis om tvister uppstår senare.

Det finns olika typer av mötesprotokoll:

• Fullständiga protokoll innehåller nästan ord för ord vad som sagdes. De är långe men helt detaljerade.
• Referatprotokoll är kortfattade sammanfattningar. De fokuserar på det viktigaste.
• Beslutsprotokoll skriver bara ned vilka beslut gruppen gjorde. Diskussionen står inte med.
• Diskussionsprotokoll är mer personliga och beskriver inte bara fakta utan även hur folk resonerade.

I dag justeras många protokoll digitalt via e-post eller särskilda underskriftssystem. Det går mycket snabbare än att samlas för en ny justering.

Ett bra mötesprotokoll ska innehålla mötes datum och tid, vem som var med, vilka ärenden som diskuterades, vad gruppen bestämde och när nästa möte är. På det viset vet alla senare exakt vad som avtalades.

Varför protokoll är viktiga för både teknik och organisation

Protokoll skapar ordning och förståelse. I båda världar både när datorer kommunicerar och när människor möts gör protokoll samma jobb.

Tekniska protokoll ser till att internet fungerar dagligen. Miljoner datorer pratar med varandra utan att det blir röra. Det är protokollen som gör det möjligt. Utan dem skulle varje dator behöva sin egen speciell instruktion för att prata med varje annan dator. Det skulle aldrig fungera.

Mötesprotokoll ger transparens och ansvar. Alla vet exakt vad gruppen bestämde och varför. Om någon säger "det var inte så vi bestämde", kan gruppen kontrollera protokollet.

Protokoll utvecklas hela tiden. På internet jobbar ingenjörer på nya versioner av protokoll för att göra internet snabbare och säkrare. IoT-enheter smarta hem, smarta städer behöver nya protokoll. I företag och föreningar blir det allt vanligare att protokoll hanteras digitalt för att spara tid och göra det lätt att hitta gamla anteckningar.

Summan är att protokoll är grunden för struktur. Med protokoll vet alla vad de förväntas göra. Med protokoll kan system arbeta tillsammans utan missförstånd.

Nästa gång du öppnar en hemsida, tänk på att hundra olika protokoll arbetar bakom skärmen. Nästa gång du går på ett möte på jobbet eller i din förening, tänk på att protokollet som skrivs är en viktig dokumentation av vad gruppen beslutade. Protokoll är överallt omkring oss. De möjliggör både internet och ordning i organisationer. Utan protokoll hade världen varit mycket mer kaotisk.