Vad är masterdata

Föreställ dig att din kundservice ger en rabatt till en stamkund, men försäljningen har redan skickat erbjudandet till ett högre pris. Systemet visar två olika kundposter med samma person. Vem är rätt? Vilken adress är aktuell? Det här problemet löses med något som kallas masterdata eller grunddata på svenska.

Masterdata är den viktigaste informationen i ditt företag. Det är dina kunders namn och adresser. Det är prislistan på produkterna. Det är din anställds löneuppgifter. Det är allting som flera system behöver dela och förlita sig på. När masterdata är rätt blir allt enkelt. När de är fel blir allting kaotiskt.

Om du arbetar i ett företag märker du effekterna dagligen även om du inte vet att det heter masterdata. Artikeln här förklarar vad det är, varför det spelar roll, och hur du gör det bättre.

Masterdata vs. transaktionsdata vad är skillnaden?

Det finns två sorters data i ett företag. Masterdata är grundinformationen som sällan förändras. Din kundens namn. Produktens artikelnummer. Din anställds personnummer.

Transaktionsdata är det som händer mellan dessa grundobjekt. En order är transaktionsdata. En faktura är transaktionsdata. En löneökning är transaktionsdata.

Tänk på det så här: masterdata är väggarna i ett hus. Transaktionsdata är allt som händer inne i huset. Väggarna förändras nästan aldrig. Men det händer massor av saker mellan väggarna varje dag.

Ett praktiskt exempel från försäljning: masterdata är kundregistret med namn, företag och kontaktuppgift. Transaktionsdata är varje order som kunden lägger. Masterdata är prislistan. Transaktionsdata är varje försäljning till ett specifikt pris.

Vilka data räknas som masterdata?

Masterdata kommer i flera olika typer. Här är de viktigaste:

• Kunddata: namn, adress, telefon, e-post, och hur de vill bli kontaktade
• Leverantörsdata: företagsnamn, bankuppgifter, kontaktpersoner, betalningsvillkor
• Produktdata: artikelnummer, namn, beskrivning, kategori, grundpris
• Personaldata: namn, personnummer, titel, lön, avdelning, ansvarsperson
• Kontodata: kontonummer, kontotyp, budgetar, kostnadsställen

I praktiken ser det ut så här: när HR anställer en ny person skapas en masterpost. Namn, personnummer, startdatum, lön allt fylls in en gång. Sen använder lönesystemet samma data. Tidsrapporteringen använder samma data. Försäljningen kan se vilka avdelningar som finns. Allt hänger på en post.

En leverantör är masterdata. Men när du får en faktura från leverantören det är transaktionsdata. Produkter är masterdata. Men när du säljer dem det är transaktionsdata.

Så fungerar masterdata i din verksamhet

Masterdata är motorn som får allting att fungera. Här är flödet:

Du börjar med masterdata: kunder, produkter, anställda, leverantörer. Sen använder alla avdelningar den här informationen. Försäljningen använder kunddata för att skriva in order. Ekonomin använder kontodata för bokföring. HR använder personaldata för löner. Logistiken använder produktdata för lagerstyrning.

Om masterdata är rätt blir allting enkelt. Rapporten visar rätt försäljningssiffror. Lönen beräknas rätt. Kunden får rätt faktura till rätt adress. Beslutsfattare får korrekt information för att göra bra val.

Om masterdata är fel blir det motsatta. Rapporten visar felaktig data. Lönen blir fel. Paketet går till fel adress. Chefen fattar dåliga beslut på grund av felaktig information.

Varför företag kämpar med masterdatahantring

De flesta företag har masterdata. Men många har dålig masterdata. Det beror på flera saker (och nej, de flesta säger det inte högt).

Först: gamla system. Företaget kanske har tio olika system som aldrig pratade med varandra. Kunddata finns i försäljningssystemet. Annan kunddata finns i fakturasystemet. Vilken är rätt?

Andra: ingen uppdaterar den. En kund byter adress men fyller inte i den nya överallt. En produkt blir billigare men inte i alla system. En anställd slutar men posten raderas aldrig helt.

Tredje: dubletter. En kund registreras två gånger under lite olika namn. Samma leverantör finns med två olika organisationsnummer. Nu vet systemet inte vilken som är rätt.

Konsekvensen är allvarlig: felaktiga rapporter, falskt lagervärde, försenade fakturor, dåliga affärsbeslut.

Så förbättrar du masterdatakvaliteten

Du kan fixa detta. Här är praktiska steg:

• Välj ansvarspersoner: någon ska äga masterdata för kunder, någon för produkter. De är först att veta när något ändras.
• Använd en central plattform: en enda plats där all masterdata lagras. Inte tio olika system med tio olika kundadata.
• Granska regelbundet: varje månad, kolla igenom masterdata. Är det uppdaterat? Finns dubbletter?
• Säkerställ behörigheter: bara vissa får ändra masterdata. Det minskar risken för fel och förvirring.
• Samarbeta mellan avdelningar: ekonomi, försäljning, HR och logistik måste använda samma data. Gör möten där ni synkar.
• Utbilda folk: förklara varför det spelar roll. En anställd som förstår påverkan uppdaterar data bättre.

Det behöver inte vara dyrt eller komplicerat. Börja småskaligt. Välj en kategori till exempel kunddata. Gör den helt rätt. Sen gör samma sak för nästa kategori.

Du kommer ihåg exemplet från början där samma kund hade två priser i två system? Det händer inte när masterdata är rätt. Då finns kunden bara en gång. Med ett namn. En adress. Ett pris. Inga misstag.

Börja idag. Granska era data. Vilka system använder ni? Är kunderna samma överallt? Är produktpriserna lika? Vilken blir era första åtgärd?