Bring your own device på jobbet
Det är måndag morgon och Sarah sitter hemma med sin personliga laptop. Hon öppnar sitt mejl, loggar in på företagets system och börjar sitt arbete precis som om hon satt på kontoret. Det är helt normalt idag. Sarah använder sin egen enhet för arbete, något som kallas BYOD "Bring Your Own Device". Många anställda gör redan detta utan att det finns några formella regler. Ungefär hälften av alla arbetstagare i utvecklade länder använder sina egna telefoner, laptops eller surfplattor för jobbet. Frågan är bara: är detta verkligen en bra idé? I den här artikeln tittar vi på två viktiga saker. Vilka fördelar ger BYOD företagen? Och hur skyddar man känslig data när de ligger på någons personliga enhet?
Flexibilitet och produktivitet Varför BYOD lockar företag
BYOD ger företagen flera konkreta fördelar. Nya medarbetare kommer igång mycket snabbare när de använder enheter som de redan kan. De behöver inte vänta på ny utrustning eller tid för installation. Anställda blir också nöjdare när de får välja sina egna verktyg. En person som älskar sin Mac-dator vill ju inte tvingas använda en Windows-maskin. Det gör jobbet roligare och effektivare.
Under pandemin såg många företag något överraskande: produktiviteten sjönk inte när folk började arbeta hemifrån med sina egna enheter. Tvärtom. Några studier visar att den faktiskt ökade. Folk sparade tid på pendlingen. De stördes mindre av kollegor (något som många av oss uppskattar). Och de kunde jobba från miljöer där de kände sig trivsamt. I Sverige använder ungefär 50 procent av alla arbetstagare redan sina egna enheter för arbete, men få företag har några officiella regler för det.
För företagen betyder BYOD också lägre kostnader. De behöver inte köpa in nya datorer eller telefoner till alla. Istället delar de kostnaderna med de anställda. Det kan spara en hel del pengar över året. Denna flexibilitet gör att fler företag kan växa snabbare utan att behöva investera enorma belopp i ny utrustning från dag ett.
Säkerhet och kontroll Så skyddar du företagsdata på privata enheter
Men med flexibilitet kommer risker. En privat laptop är ofta inte lika väl skyddad som en företagsdator. Den kan sakna uppdateringar. Viruser smyger sig in lättare. Och om enheten försvinner eller blir stulen kan företagets känsliga data hamna i fel händer. Det största hotet är dataläckor när hemlig information sprids utan att företaget vill det. Ett exempel: en medarbetare laddar ner mejl med kunduppgifter till sin personliga dator, men datorn får en datavirus. Plötsligt kan någon obehörig läsa tusentals kundnamn och adresser.
Företag måste därför sätta upp tydliga regler. En BYOD-policy är ett dokument som förklarar vad som är tillåtet och vad som inte är det. Här står ofta att lösenord måste vara starka. Att man måste uppdatera sin dator regelbundet. Och att man inte får installera godtycklig programvara från internet. Företaget kan också kräva att känslig data krypteras vilket betyder att informationen blandas ihop så att endast rätt person kan läsa den.
En smart lösning är att hålla företagsdata åtskild från privat data. Det kallas ofta containerlösningar. Tänk på det som ett säkert rum inom datorn. I detta rum finns bara företagets filer. Om du använder din telefon privat för att spela spel eller chatta med vänner, kan inget virus från spelets app nå företagsrummet. Företaget kan också stänga av detta rum på distans om enheten försvinner eller om du slutar jobba där.
Ansvaret ligger på båda sidor. Du som anställd måste se till att din enhet är säker och uppdaterad. Du måste ha ett bra lösenord. Du får inte låna din laptop till vänner. Företaget å sin sida måste ge dig rätt verktyg för att jobba säkert. Det betyder utbildning, säkerhetsprogram och tydliga instruktioner om vad du ska göra om något går fel.
Fyra praktiska steg för att lyckas med BYOD
Om ditt företag vill börja med BYOD eller göra det bättre, här är vad som behövs.
- Första steget: Skriv en tydlig policy. Förklara vad anställda får och inte får göra. Vad händer om man bryter reglerna? Måste all data krypteras? Vilka appar är förbjudna? Gör det lätt att förstå inte tjugo sidor långt juridiskt språk som ingen läser.
- Andra steget: Implementera teknik som skyddar data. Använd containerlösningar eller appar som håller företagsfiler separerade från privatgrejor. Se till att anställda kan uppdatera sin säkerhetsprogram enkelt. Erbjud verktyg för att de kan rapportera om något verkar konstigt.
- Tredje steget: Utbilda personalen. Många dataintrång sker för att någon klickade på en osäker länk eller öppnade ett mejl från en löst person. Berätta för dina medarbetare hur de känner igen ett falskt mejl. Visa dem hur man säkerställer att lösenord är bra. Gör utbildningen engagerande inte tråkig.
- Fjärde steget: Granska och uppdatera regelbundet. Ny teknik dyker upp hela tiden. Nya hot upptäcks. Fråga dig själv: fungerar vår policy fortfarande? Behöver vi ny säkerhetsprogram? Är folk följande reglerna? Lyssna på feedback från anställda och justera efter behov.
BYOD är inte svårt att hantera men det kräver planering. Du kan inte bara säga "använd din egen dator" och sedan hoppas det går bra (det blir bara kaos). Men när du sätter upp rätt system från början spar du pengar, din personal blir gladare, och företagsdata förblir säker. Det är värt ansträngningen att komma igång med en ordentlig policy redan idag.
